Müvekkil Büronuza İlk Geldiğinde Neye Bakar?

Bir müvekkil büronuzun kapısından girdiğinde siz henüz tek kelime etmemişsinizdir. Ama o bir şeyler görmüştür bile. Kendisini kimin karşıladığını, ceketini nereye bırakacağını, beklerken nereye oturduğunu, içerideki konuşmanın koridora taşıp taşmadığını. Bunların hiçbiri hukuki bilginizle ilgili değil. Yine de çoğu insan avukatını ilk görüşmede bu küçük işaretlerden tartar.

Bu tartı biraz haksız sayılabilir. Dosyayı taşıyacak olan bilginiz, emeğiniz, dilekçenizdir. Fakat müvekkil bunları ancak sonra görür. İlk gün elinde yalnızca ortam vardır.

Kapıdan içeri: karşılanma ve bekleme

Diyelim ki müvekkil randevudan on dakika erken geldi. Siz o sırada telefonda başka bir dosyayı konuşuyorsunuz. Kapıyı kim açacak? Kendiniz açıp "bir dakika" deyip içeri dönerseniz, adam kapı ağzında ne yapacağını bilemeden kalır. Birinin "Hoş geldiniz, birazdan sizinle olacaklar, buyurun oturun" demesi o on dakikayı bambaşka bir şeye çevirir. Beklemek bir şey; beklenmediğini hissetmek başka.

Bekleme yerinin kendisi de konuşur. Bir köşeye sıkıştırılmış tek sandalye, yanında üst üste konmuş kargo kutuları. Ya da sakin bir alan, bir bardak su, göz hizasında başkasına ait evrak bulunmayan bir sehpa. Müvekkil bunu bilinçli olarak değerlendirmeyebilir, ama içinde bir kanaat oluşur: burada işler yerli yerinde mi?

Duyulmayan konuşma

Hukuki danışmanlıkta insanlar çoğu zaman ailelerine bile anlatmadıkları şeyleri anlatır. Bir boşanmanın asıl sebebi, şirketteki bir usulsüzlük, borçla ilgili utanılan bir ayrıntı. Bunları anlatırken insanın aklının bir köşesi hep kapıdadır. Biri duyuyor mu?

Kapı kapandığında koridordaki adımlar, yan odadaki telefon konuşması hâlâ net geliyorsa, müvekkil de sizin sesinizin dışarı çıktığını düşünür. Haklı olarak. Sesini alçaltır, cümlelerini kısaltır, bazı şeyleri söylemekten vazgeçer. Siz de eksik bilgiyle çalışmaya başlarsınız ve bunu çoğu zaman fark etmezsiniz.

Meslek sırrını korumak yalnızca dosyayı kimseye göstermemek değildir. Konuşmanın duyulmadığı, belgelerin ortada durmadığı bir fiziki ortam da bu yükümlülüğün doğal parçasıdır. Sesi dışarı vermeyen, kapısı kilitlenebilen bir oda bu açıdan lüks değil, işin gereği.

Masada ne görünüyor?

Müvekkil karşınıza oturduğunda gözü önce size, sonra masaya gider. Masada açık bir başka dosya, üzerinde isim yazan bir zarf, raftaki klasörlerin sırtında okunabilen soyadları varsa bunun iki anlamı olur. Biri düzensizlik izlenimi. Diğeri, daha ağır olanı: "Benim dosyam da yarın bir başkasının önünde böyle açık duracak."

Bu yüzden görüşme yaptığınız alanla çalıştığınız alanın ayrı olması işe yarar. Herkes bunu kendi bürosunda kuramaz. Ama görüşme anında masanın boş, rafların kapalı olması bir alışkanlık hâline getirilebilir. Görüşmeyi ayrı bir toplantı odasında yapmak da çoğu zaman en temiz yoldur.

Odanın sessizliği de aynı başlığa girer. Arkada çalışan bir yazıcı, masada sürekli titreşen bir telefon, açık pencereden gelen trafik. Bunlar konuşmayı bölmekle kalmaz, müvekkile burada her şeyin aceleyle yürüdüğü hissini verir.

Evde ya da kafede müvekkil görmek

Serbest çalışan avukatlar, özellikle mesleğin ilk yıllarında, müvekkili evde ya da bir kafede görebiliyor. Anlaşılır da; masrafı yok, esnek. Ama bedeli başka yerden ödeniyor.

Kafede yan masa iki metre ötededir. Garson tam en hassas anda sipariş sormaya gelir. Müvekkil telefonundaki mesajı göstermek için ekranı size çevirdiğinde arkadan biri görebilir. Siz ne kadar dikkatli olursanız olun, o rahat değildir.

Evde ise başka bir mesele var. Kapıyı çocuğunuz açabilir, mutfaktan ses gelir, müvekkil evinizin içini görür. Bazıları bunu samimi bulur; çoğu ise profesyonel mesafenin kaybolduğunu hisseder. Bir de güvenlik boyutu var. Her müvekkil, ev adresinizi bilmesini isteyeceğiniz biri olmayabilir; ceza ya da aile hukuku dosyalarında bunu hafife almamak gerekir.

Bu iki ortamın taşıdığı riskler kabaca şöyle sıralanabilir:

• Konuşmanın üçüncü kişilerce duyulması
• Belgelerin ve ekranların kontrolsüz bir ortamda görünmesi
• Ev adresinizin ve özel hayatınızın müvekkille paylaşılması
• Müvekkilin anlatmak istediklerini eksik anlatması

Bunun yanında Avukatlık Kanunu'nun 43. maddesi de var: avukat, levhaya yazıldıktan sonra üç ay içinde baro bölgesinde büro kurmak zorundadır. Yani kafe olsa olsa geçici bir buluşma yeri olabilir, büronun yerini tutmaz.

Bu ayrıntıların hiçbiri tek başına dosya kaybettirmez. Ama müvekkilin size ne kadar açılacağını, ücreti ne kadar rahat konuşacağını, sizi bir tanıdığına önerip önermeyeceğini etkiler. Aynı avukatı dağınık bir odada görmekle, düzenli, sessiz ve karşılayanı olan bir ortamda görmek arasında müvekkilin gözünde fark vardır.

Kendi büronuzu bu düzende kurmak her zaman mümkün olmayabilir; kira, mobilya, karşılama, temizlik derken iş büyür. Bazı avukatlar bu yüzden karşılama ve görüşme kısmını hazır bir altyapıya bırakmayı tercih ediyor.

Ofisada Plaza'da kilitlenebilir özel ofisler, resepsiyon ve kapalı bir toplantı odası bulunuyor; müvekkil görüşmelerinizi böyle bir ortamda yapmayı düşünüyorsanız hazır ofis seçeneklerine ya da saatlik toplantı odası kullanımına göz atabilirsiniz.